Softver koji kontroliše oko 900.000 zaposlenih - rešenje "Time&Space" iz kompanije "Špica"

IT kompanija "Špica Centar" Beograd beleži poslednjih godina najbrži rast u okviru međunarodne grupacije "Špica Adriatic", a aktuelna kriza neće omesti ovdašnji menadžment da ostvari planirani rast prometa i ove godine. Osnova uspeha, kako za "eKapiju" kaže direktor "Špica Centra" Darko Korać, jeste dosledna primeni modela 3Eff (effective + efficient + effortless) - efektivno, efikasno i bez napora, odnosno stručno, ali i činjenica da "Špica" razvija proizvode i pruža profesionalne usluge integracije u poslovnoj niši koja je, i u doba ekonomske krize, izuzetno značajna za svaku kompaniju.

- Ta niša je, najšire gledano, oblast informatičkih i komunikacionih tehnologija. Uže gledano, to je oblast upravljanja radnim vremenom (uključujući sisteme za evidenciju prisustva i kontrolu pristupa) i oblast automatizacije procesa (sistemi za skladišta, distribuciju, logistiku, podršku aktivnostima na terenu - servis, prodaja, popis) - objasnio je Korać.

Inovativna rešenja u KBC banci Beograd

"Špica Centar" trenutno radi na implementaciji sistema za evidenciju prisustva i integraciji fizičke i logičke kontrole pristupa u KBC banci.

- U prvoj fazi implementiramo sistem u KBC banci na novoj lokaciji u beogradskom "Airport City". U drugoj fazi, koja će biti realizovana do kraja ove godine, sistem će biti implementiran u još pedesetak filijala KBC banke - objasnio je Korać, naglašavajući da se ovakav sistem objedinjene fizičke i logičke kontrole pristupa, uz primenu hibridnih (Smart + RFID) ID kartica, u sastavu sistema za upravljanje radnim vremenom po prvi put implementira u Srbiji, šta više, predstavlja prvi takav projekat u čitavoj "Špica" grupaciji.

Direktor "Špica Centra" naglasio da, iako je u osnovi rešenja za upravljanje radnim vremenom softverski paket "Time&Space", praktično nijedna implementacija sistema nije ista, odnosno svaki sitsem je donekle specifičan i prilagođen korisniku, u skladu sa njegovim potrebama i pravilima koja važe u kompaniji.

Darko Korać

- Osim upravo završene implementacije sistema za evidenciju prisustva i kontrolu pristupa u kompaniji SBB – "Srpske kablovske mreže", poseban izazov predstavlja i realizacija projekta Automatizacije popisa osnovnih sredstava u banci Intesa. Iako smo slične projekte realizovali i u kompanijama KBC banka, "Delta Generali", Credit Agricole, "Messer Tehnogas", "Telenor-Promonte" i drugim, banka Intesa se izdvaja po izuzetno velikom broju osnovnih sredstava (više od 100.000) koja su raspoređena u više od 70 filijala.

Kako objašnjava Korać, četiri vitalna resursa svake kompanije jesu – ljudi, finansijska sredstva, osnovna sredstva i radno vreme, koje je jedini nenadoknadiv resurs.

- O ljudima imamo dosta precizne informacije, o novcu takođe redovno brinemo. Međutim, u najvećem broju kompanija, radno vreme i osnovna sredstva nekako su uvek po strani, posebno kada je u pitanju primena savremenih IT rešenja. Upravo zato, radno vreme i osnovna sredstva predstavljaju najveći izvor troškova i gubitaka, ili obrnuto, optimistički gledano, radno vreme i osnovna sredstva predstavljaju najveći izvor uštede. Tim pre, jer se investicije u implementaciju sistema kojima se poboljšava efikasnost i efektivnost upravljanja radnim vremenom i osnovnim sredstvima ispalćuju za najkraće vreme. Upravo zato je "Špica" fokusirana na razvoj odgovarajućih rešenja koja pomažu da se ovim resursima upravlja maksimalno efikasno.

Na listi značajnih projekata od početka 2009. nalazi se integracija sistema za automatizaciju poslovanja u skladištu nove fabrike "Kronospan" u Lapovu, zatim projekat unapređenja skladišnog poslovanja u kompaniji "Wurth", tu je i implementacija sistema Frontman za automatizaciju prodaje na terenu u kompaniji "Danijela Komerc", zatim projekti za kompanije "Rohe" i "Cool Beer" koje se bave pružanjem servisnih usluga na terenu, a tu je i projekat za kompaniju "Express Mail" koja se bavi isporukom pošiljki i paketa.

Sa svojim sistemima "Špica" je prisutna u različitim kompanijama u više od 80 gradova Srbije, gde je isporučila više od 250 rešenja – gotovo svake sedmice po jedna implementacija u proteklih 6 godina. Upravo zato "Špica Centar" beleži najbrži rast u grupaciji, no to se i očekivalo na tržištu Srbije.

- Za uspešno poslovanje nama treba 50 do 100 kupaca godišnje, a u zemlji u kojoj imate više od 200.000 registrovanih kompanija to zaista ne bi smeo biti problem - kaže Korać, napominjući da po nekim pokazateljima "Špica Centar" ima nešto više od 30% udela na tržištu tehnologija automatske identifikacije i automatskog obuhvatanja podataka u Srbiji.

SMART Working Time management

"Špica" je i ove godine učestvovala na konferenciji "Smart e-Government", gde je prezentovala "SMART Working Time management", odnosno upravljanje radnim vremenom na SMART način.

"Špica" je, na primer, implementirala sistem za evidenciju radnog vremena "Time & Space" u kompletnoj slovenačkoj vladi. Svoja iskustva može na najbolji i najefikasniji način preneti i na lokalne vladine institucije. SMART time managemnt je zapravo akronim od engleskih reči – Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely. Dakle, da bi se moglo upravljati radnim vremenom, odnosno da bi se dobro obavio bilo koji posao, radni zadatak mora biti jasno Specificiran, Merljiv, Ostvariv, Realan i Vremenski ograničen.

- Dve velike američke kompanije "Microsoft" i "AOL" uradili su istraživanje o "rasipanju" radnog vremena na uzorcima od 10.000 i 25.000 ljudi. Rezultati su vrlo iznenađujući. Od pet radnih dana, dakle 40 radnih sati, 2 radna dana se praktično izgube - na surfovanje, blogovanje, obavljanje privatnih poslova u radno vreme, izlaske i odsustva sa posla. Interesantni su pokazatelji koji govore u kojim institucijama odnosno tipovima industrija se najviše gubi radnih sati, ili pak koje starosne strukture prednjače u rasipanju. Otuda i sve veći značaj kvalitetnih sistema za upravljanje radnim vremenom.

Sistem upravljanja radnim vremenom beleži tačno vreme kada ste došli na posao, pri čemu Korać kaže da to vreme, tamo gde je to moguće, treba da bude klizno, da ne stvara nepotrebno opterećenje kod zaposlenih, recimo u slučaju kašnjenja, ali samo u okvirima dogovorenih i prihvatljivih granica. Jasno, naglašava sagovornik "eKapije", taj gubitak mora biti nadoknađen, produženim radom, isti ili neki drugi dan.

- Postoji i mogućnost uvođenja novih kategorija - tzv. "credit time", kod nas gotovo nepoznata opcija, što znači da možete da neko vreme "odradite" unapred. Recimo, ako su vam potrebna dva dana na kraju meseca, po odobrenju rukovodioca, vi možete planski produžavati svoju dnevnu satnicu, sve se to beleži u "karnetu" za taj mesec. Poenta je da zaposleni i menadžeri prihvate takav sistem. Neposredni efekti su bolja motivisanost za rad, efikasno i objektivno evidentiranje radnih sati, izveštavanje o prisutnosti u realnom vremenu, o odsutnosti, vrstama plaćenog ili neplaćenog odsustva, kao i niz drugih podataka od suštinskog značaja za menadžment, odnosno za ono što menadžerima treba - upravljanje radnim vremenom.

Softver "Time&Space", koji "Špica" razvija već 16 godina, koristi više od 2.600 kompanija u EMEA regiji. Taj paket je stigao sve do Emirata, do nacionalne televizije u Dubajiu, Južnoafričke Republike, ali i do Irske (u GoodYear, na primer) i u banku Intesa Sao Paolo u Italiji.

– Trenutno naš sistem kontroliše dolazak i odlazak na posao oko 900.000 ljudi.

Job Costing

"Špica" prati trendove tržišta i neprekidno usvršava svoja rešenja. Na primer, nova funkcionalnost u sistemu "Time&Space" jeste "Job Costing", koji predstavlja rešenje za praćenje vremena utrošenog na određene projekte. Tu je i, takođe nova stvar, Roster (Planer) koji služi za maksimalno fleksibilno planiranje radnih šema.

- "Job Costing" omogućava da svaki radnik vodi sopstvenu evidenciju o vremenu provedenom na radu za određeni projekat. Poenta je da se na kraju meseca prikaže detaljna evidencija radnog vremena, i posebno evidencija vremena na određenim projektima. Analiza dobijenih podataka daje menadžerima realnu sliku o stvarno utrošenom vremenu, o potrebnim resursima i njihovoj iskorišćenosti. Planer otvara mnoštvo novih mogućnosti, kao što je definisanje kadrovskih resursa i njihovih veština (specijalnosti, znanja), a zatim kreiranje timova i raspoređivanje ljudi u timove kako bi se na najbolji način iskoristile njihove veštine. Za svaku kompaniju je veoma značajno da zna koliko ima resursa i kako njima raspolaže. "Job Costing" će prvi put kod nas biti implementiran u Komercijalnoj banci, gde će se na taj način omogućiti menadžmentu da efikasno prati utrošak radnog vremena određenog broja zaposlenih koji su projektno angažovani.

Recept za izlazak iz krize

- Kada je reč o uslovima za poslovanje, držim se sledećeg principa: nema dobrog i lošeg vremena za posao, vreme je takvo kakvo jeste, a mi, kao jedinka, premali smo i ne možemo ga menjati, ali zato ima dobrih i loših poslova. Ovo je posebno važno za male i srednje firme koje deluju lokalno, koje imaju svoj fokus i nisu im potrebne hiljade korisnika da bi bile uspešne, već nekoliko desetina ili stotina dobrih kupaca. A takvih ima i uvek će ih biti. Veština kompanije, odnosno menadžmenta koji vodi kompaniju, jeste da pronađemo takve kupce i uverimo ih da imamo pravi proizvod za njih, upravo ono što njima treba - smatra Korać.

Nekada davno, "pre krize", u predavanjima na temu opravdanosti investicija u AIDC tehnologije (Automatska identifikacija i Automatsko obuhvatanje podataka) Korać je pisao "STATI=NESTATI". Iako to liči na logički paradoks, predstavlja poslovnu istinu. Kaže da isto važi i danas, u vreme ekonomske krize, jer se i danas mora investirati - u nove proizvode, u ljude, u marketing.

- Jedina bitna razlika jeste što se u vreme ekonomske krize ne sme pogrešiti, niti u izboru proizvoda, niti u izboru dobavljača, odnosno partnera. Takve greške znače bacanje novca, a to danas može biti veoma opasno. "Špica", s jedne strane, proizvodi i integriše rešenja bez kojih nema efikasnog niti efektivnog poslovanja, a s druge strane, predstavlja kvalitetnog partnera koji raspolaže znanjem i iskustvom koje garantuje da takva rešenja možemo maksimalno efikasno da implementiramo i integrišemo u poslovni sistem korisnika. Otuda nije čudno što najveće domaće i strane kompanije, upravo u ovim kriznim vremenima, svoje poverenje ukazuju baš "Špici".

- Srpsko tržište je, po svim pokazateljima, za oblast kojom se mi bavimo, jako interesantno i, smem tvrditi, veoma perspektivno, kako zbog svog geostrategijskog položaja, svoje veličine, "boljeg" vremena koje neminovno dolazi, zbog sve brojnije prisutnosti stranih kompanija koje jako dobro znaju šta naša rešenja znače u povećanju efikasnosti poslovanja, ali i zbog sve većeg broja naprednih domaćih kompanija koje, takođe, ulažu mnogo u nove tehnologije i prate svetske trendove - zaključio je Korać.