Četiri načina da izvučete maksimum iz poslovnih sastanaka i da ih imate manje

Poznati izvršni direktori poput Marcka Cubana, Jeffa Bezosa i Elona Muska se slažu: sastanci su dosadni. Oni su veliki potrošači vremena i energije koji ljude udaljavaju od obavljanja posla koji zapravo ima značaja.

Ali bez obzira na to koliko izgleda da ih najbolji direktori na svijetu mrze, zapravo nema načina da ih se u potpunosti riješimo. To je zato što nije moguće održavati organizaciju bez situacija u kojima sjedite i razgovorate, posebno kada se poslovi razvijaju.


Bilo da sjedite zajedno oko konferencijskog stola ili putem zooma, sastanci su odlični ako učesnici aktivno učestvuju i direktno razmijenjuju ideje. Oznaka odličnog sastanka je ako svi uključeni zaista dobiju nešto korisno iz njih.

Nažalost, mnogi menadžeri često sazivaju sastanke na kojima samo oni govore. Ti sastanci mogu da budu gubljenje vremena jer učesnici ne osjećaju da njihovo prisustvo dodaje dodatnu vrijednost i ništa novo nije pomenuto.

Jedan jasan znak sastanka koji bi bio jednako efikasan kao i mail je ako je vaš jedini dnevni red da obavijestite o ažuriranjima poput promjena politike, predstojećih događaja ili čak statusnih ažuriranja projekata.

Osim što štedi vrijeme, emailovi takođe mogu poslužiti kao referentne tačke kojima vaš tim može kasnije da se vrati, što je korisno jer su učesnici često ometeni tokom sastanaka. Ukratko, ako će vaš sastanak ličiti na predavanje u učionici, ili snimite video za dijeljenje na Scakcu ili jednostavno napišite sve u mailu.


Nema ničeg goreg od sastanka koji je ne samo dug, već ne ide nigdje zbog lošeg planiranja. Osim što troše dragocjeno vrijeme, takvi sastanci takođe mogu biti mentalno iscrpljujući, posebno ako vaše osoblje već ima previše posla.

Da biste učinili svoje sastanke produktivnijim, napišite dnevni red sastanka čak i prije nego što pozovete ključne članove tima. Ne zaboravite da detaljno navedete specifične teme i ciljeve – čak možete odrediti koliko vremena želite da odvojite za svaku temu da bi sve išlo svojim tokom.

Zapamtite da je svaki trenutak proveden na sastanku vrijeme koje vaš tim i kolege mogu provesti na svojim zadacima, pa je najbolje koristiti to vrijeme mudro tako što ćete biti produktivni.


Prema Worklytics-u, sastanci su najproduktivniji kada su ograničeni na tri do osam učesnika. Bilo šta više od toga i ima mnogo manje prostora za individualno učešće. Još lošije je što ljudi na većim sastancima vjerovatnije budu ometani, gdje će najverovatnije provjeravati mailove ili društvene mreže da bi brže prošlo vrijeme.

Nema ničeg lošeg u prikupljanju raznovrsnih ideja od što više ljudi. To je posebno tačno ako ste dugo zaglavljeni u problemu i potrebne su svježe ideje ljudi izvan projekta. Ali sa ograničenim vremenom na raspolaganju, najbolje je biti strateški fokusiran u vezi sa tim koga ćete pozvati da sjedi sa vama na sastanku.

Kada je riječ o pozivu, manje je više. Držite se ključnih igrača – onih koji imaju stvarni udio u projektu i možda stručnjaka koji mogu pružiti značajno vodstvo ako je potrebno. To će osigurati da su vaši sastanci produktivniji i da su učesnici zaista angažovani.

Napravite akcioni plan nakon toga

Najbolji sastanci završavaju se odlukom u kojoj su adresirane sve ključne brige i svi znaju šta treba da urade poslije toga. Da biste to postigli, pobrinite se da završite sastanak stvaranjem akcionog plana koji detaljno opisuje šta treba da se uradi, ko je odgovoran za to i kada treba da se izvrši.

Bez konkretnog akcionog plana, diskusije se lako mogu raspršiti u vjetar, ostavljajući učesnike zbunjene i bez cilja. Još gore, može zahtijevati ponovni sastanak, koji će vjerovatno biti repriza onoga što je već bilo diskutovano. Kada je sastanak završen, pošaljite sažetak o čemu je razgovarano, zajedno sa akcionim planom, da biste sve završili. Sada možete manje vremena provesti na beskorisnim sastancima i više vremena obavljajući dobar posao sa svojim timom. Ne zaboravite da se i malo zabavite tokom puta!

Worklytics

Scakc

Zoom

Marck Cuban

Jeff Bezos

Elon Musk

email komunikacija

poslovni sastanci

planiranje sastanka